Die perfekte Besprechung (Achtung, Ironie!)

Meetings können ein Unternehmen ausbremsen – oder aber helfen, richtig voran zu kommen.  Bei VAIVA haben wir daher in unserem Partizipationsprozess – von Kollegen, für Kollegen – verschiedenste Maßnahmen entwickelt, wie Meetings besser werden und wie wir erreichen, dass Guidelines nicht nur auf einem Blatt Papier stehen oder den Bildschirm schmücken, sondern gelebt werden. Wir wollen den Mut haben, Meetings, die auch einfach eine E-Mail hätten sein können, abzubrechen. Wie man ein Meeting aber besser nicht gestalten und erleben sollte, hat Vivian für uns beschrieben. Achtung, Ironie folgt!

Ich liebe Besprechungen, wirklich. Richtig eingesetzt, geben sie einem schon morgens nach nur 30 Minuten das Gefühl, man hätte bereits 10 Stunden am Stück gearbeitet und ist bereit für den Feierabend. Ihr glaubt mir nicht? Dann lasst mich euch die perfekte Besprechung erklären damit auch ihr all diese Vorzüge genießen könnt.

Was habt ihr zu beachten wenn ihr für eine Besprechung einladet?

Die wichtigste Frage natürlich zuerst, wen laden wir alles zu der Besprechung ein? Der einzige Fehler, den ihr dabei machen könnt ist, zu wenige Personen einzuladen. Die Kollegen haben in einem Gespräch an der Kaffeemaschine erwähnt, dass sie vor Jahren kurz etwas von dem Thema gehört haben? Ladet sie ein, sie könnten irgendeinen Beitrag zu dem Thema geben. Generell gilt, je mehr desto besser. Schließlich können so alle Kollegen ihre Meinung zu dem Thema abgeben und man hat eine offene Diskussion, in der jedes kleinste Detail beleuchtet werden kann. Ganz wichtig ist es, auch diejenigen von Anfang an einzuladen, die am Ende eine Entscheidung treffen müssen. So bekommen sie die kompletten fachlichen Diskussionen in aller Tiefe mit, damit sie am Ende für den Gesamtkontext eine fundierte Entscheidung treffen können.

Womit wir auch schon beim Thema wären. Macht nicht den Fehler und ladet zu einer Besprechung mit einem konkreten präzisen Thema oder gar einer strukturierten Agenda ein. Dies behindert nur die Kreativität und den freien Gedankenaustausch der Kollegen. Am besten gebt ihr also nur eine vage Beschreibung an und den Rest können sich die Kollegen dann schon irgendwie zusammenreimen. Über die Zeit solltet ihr euch auch keine Gedanken machen. Setzt die Besprechung mit einem großzügigen Zeitrahmen an, lieber etwas mehr als zu wenig. Es soll ja schließlich jeder Teilnehmer ausreichend Zeit haben, um all seine Gedanken zu äußern und man muss diese dann ja auch noch ausführlich diskutieren.

Wenn am Ende wider Erwarten noch Zeit übrig ist, kann man ja noch etwas Smalltalk betreiben und die Kollegen freuen sich bestimmt, wenn sie noch ein paar Minuten Pause bis zur nächsten Besprechung haben. Auf gar keinen Fall solltet ihr ausufernde Diskussionen einbremsen. Wenn die Kollegen im freien Gedankenaustausch sind, dann lasst sie gewähren, es wird schon etwas dabei herauskommen. Dies gilt auch, wenn ein einzelner Punkt immer wieder aufgebracht wird und sich die Diskussion im Kreis dreht. Anscheinend ist dieser Punkt einem der Teilnehmer wichtig und so sollte man diesen auch bis zum Ende diskutieren. Die anderen Teilnehmer haben dafür sicher Verständnis.

Habt ebenso Verständnis für Kollegen, die nur halb bei der Besprechung dabei sind und immer wieder an ihrem Notebook oder Handy tippen. Das zeigt, wie vielbeschäftigt und wichtig sie sind und das ihr eigentlich Glück habt, dass sie dennoch an eurer Besprechung teilnehmen. Auch zeigt es euch, wie wichtig ihnen das Thema ist, denn sonst hätten sie sich ja nicht neben all den anderen Tätigkeiten noch die Zeit für eurer Besprechung genommen. Wenn sie letztlich in der Besprechung gar nichts sagen, seht es positiv, denn Schweigen bedeutet Zustimmung. Falls ihr doch die explizite Meinung eines solchen Kollegen benötigt und dieser auf Nachfrage gerade nicht weiß, worüber diskutiert wurde, erörtert den Sachverhalt einfach noch einmal im Detail, unter anderem für solche Fälle haben wir ja auch ordentlich Zeit eingeplant. Auch für andere Kollegen hat dies den Vorteil dass sie alle Informationen noch einmal zusammengefasst bekommen und ggf. kommen bei dem ein oder anderen noch neue Fragen auf.

Abschließend sei noch zu erwähnen, dass ihr euch all den Dokumentationsaufwand sparen könnt. Ihr müsstet getroffene Entscheidungen nicht dokumentieren oder festhalten, wer bis wann, was zu tun hat. Ihr habt ja schließlich alle Personen, die das Thema vielleicht betreffen könnte eingeladen und somit weiß direkt jeder darüber Bescheid, was besprochen wurde. Wenn jemand eine Aufgabe zugewiesen bekommen hat, weiß dieser jemand auch direkt Bescheid und für alle anderen ist das ja nicht relevant, also warum diese mit langweiligen Meetingprotokollen nerven?

Was habt ihr zu beachten, wenn ihr zu einer Besprechung eingeladen werdet?

Zuallererst, geht nicht zu überambitioniert in eine Besprechung. Niemand erwartet, dass schon nach 2 Stunden brauchbare Ergebnisse vorliegen. Wenn ihr Themen ausführlich diskutieren wollt, dann macht dies. Wichtig ist, das alle Argumente gehört und Bedenken komplett ausräumt werden. Dafür sind Besprechungen schließlich da. Sollte mit der Einladung wider Erwarten eine Agenda oder ein konkretes Thema versandt worden sein, so lasst euch davon nicht unter Druck setzen. Dies sind nur grobe Vorschläge und wenn euch einer der Punkte besonders wichtig ist, dann besprecht diesen bis ihr mit dem Ergebnis zufrieden seid.

Bei Punkten, die euch weniger wichtig sind oder gar nicht betreffen, könnt ihr einfach nur zuhören. Vielleicht erhaltet ihr ja ein paar brauchbare Informationen. Wenn ihr dabei nicht alles versteht, weil dies nicht eurer Themengebiet ist, scheut euch nicht grundlegende Sachverhalte nachzufragen oder euch Basiswissen erklären zu lassen. Die Kollegen tun dies sicher gern. Ihr könnt diese Zeiten natürlich auch nutzen um schnell andere Arbeiten am Notebook oder Handy zu erledigen. So sehen die anderen Teilnehmer gleich, dass ihr mit wichtigen Dingen beschäftigt seid und falls sie doch eine Aussage von euch benötigen, können sie direkt nachfragen. Natürlich wird dann niemand erwarten, dass ihr sofort wisst, worum es geht, schließlich wart ihr ja mit anderen Dingen beschäftigt. So gilt auch hier, scheut euch nicht nachzufragen worum es aktuell geht und was der aktuelle Diskussionspunkt ist. Auch hier werden euch die Kollegen bereitwillig den Sachverhalt darlegen und ausführlich erklären.

Habt ihr jedoch Diskussionspunkte, die euch besonders wichtig sind, so lasst euch nicht von diesen abbringen und diskutiert sie vollständig aus. Nur so kann die Besprechung klare Ergebnisse liefern. Wenn ihr euch dabei in der Besprechung im Kreis dreht, weil von den anderen Teilnehmern immer wieder Einwände gegen eure Argumente kommen, ist das nicht weiter schlimm. Schließlich müsst ihr ja alle von eurer Ansicht überzeugen, es kann also ggf. etwas länger dauern. Aber dafür sind Besprechungen ja da.

Sollte im Laufe einer Besprechung eine Entscheidung getroffen werden oder ihr erhaltet direkt eine Aufgabe, müsst ihr dies nicht protokollieren. Jeder den die Entscheidung betrifft ist in der Besprechung und wichtige Aufgaben, die euch zugewiesen wurden merkt ihr euch ja sowieso. Im Zweifelsfalle gilt, wenn irgendetwas vergessen wurde, dann war es wohl doch nicht so wichtig.

Wenn ihr euch bei jeder Besprechung an diese wenigen Grundsätze haltet, werdet ihr eine perfekte Mischung aus fruchtlosen Diskussionen mit viel zu vielen Personen in viel zu langen unstrukturierten Besprechungen erhalten. Entscheidungen werden unklar kommuniziert, die Hälfte der Teilnehmer bekommt diese nicht mit und Aufgaben werden nicht sauber zugewiesen oder vergessen. Wer nach so einer Besprechung am Morgen nicht direkt wieder in den Feierabend gehen will, hat vermutlich kein Interesse an sinnvoller Arbeit.

von Vivian